Je vous avoue qu’hier, j’ai passé près de trois heures à trier mes mails, classer des dossiers, organiser mon agenda couleur par couleur… pour au final réaliser que je n’avais absolument rien produit de concret. Rien. Le genre de journée où l’on a l’impression de courir partout, mais où l’on n’avance nulle part. Vous voyez le tableau ?
Et si je vous disais que certaines de nos habitudes les plus ancrées – celles dont on est parfois même fiers – sont en réalité de véritables freins à notre efficacité ? Des petits gestes anodins, des réflexes bien installés qui, mine de rien, grignotent notre temps, notre énergie et finalement, notre sérénité. Aujourd’hui, on démonte ensemble cinq de ces ActiScandale qui nous donnent l’illusion du travail… sans jamais vraiment travailler.
Le multitâche : cette fausse bonne idée qui épuise votre cerveau
Combien de fois vous êtes-vous vanté·e de savoir gérer trois conversations WhatsApp, un dossier Excel et une réunion en visio en même temps ? Moi, souvent. Pourtant, le multitâche est un leurre. Une étude menée en 2024 par le Institut National de la Productivité Cognitive a démontré que passer d’une tâche à une autre réduisait la productivité de près de 40% et augmentait le taux d’erreur de 50%. Oui, vous avez bien lu.
Notre cerveau n’est pas conçu pour réaliser plusieurs actions demandant de la concentration en simultané. Il switch. Et chaque switch a un coût : environ 23 minutes pour retrouver un niveau de focus optimal. Imaginez : si vous êtes interrompu·e seulement cinq fois dans la matinée, vous perdez presque deux heures de travail effectif. Ce n’est pas de la productivité, c’est de l’agitation.
La solution ? Le TaskBuster par excellence : le monotasking. Bloquer des plages horaires dédiées à une seule activité. Fermer les onglets inutiles, mettre son téléphone en mode avion, et s’immerger complètement dans une chose. Au début, c’est contre-intuitif. On a l’impression de moins faire. Et puis, très vite, on se rend compte qu’on fait mieux, plus vite, et avec moins de fatigue.
La vérification compulsive des emails et notifications
Cette petite notification qui s’affiche, ce bip si satisfaisant… c’est de la dopamine pure, un shot de gratification immédiate. Sauf que c’est aussi le meilleur moyen de casser votre rythme de travail. On estime que nous consultons nos mails toutes les 6 minutes en moyenne. Une folie.
Chaque fois que vous quittez votre tâche principale pour lire un mail, votre cerveau doit :
- Décrocher de ce qu’il était en train de faire
- Traiter la nouvelle information (le mail)
- Se recaler dans le contexte précédent
Ce processus, répété des dizaines de fois par jour, crée ce que les neurologues appellent une « dette attentionnelle ». Vous terminez la journée épuisé·e, sans bien comprendre pourquoi, alors que vous n’avez « rien fait de spécial ». En réalité, vous avez passé votre journée à conduire en changeant de direction toutes les dix secondes.
Pour retrouver un RythmeParfait, imposez-vous des time blocks pour consulter vos messages. Par exemple, trois fois par jour : le matin en arrivant, après le déjeuner, et en fin d’après-midi. Le reste du temps, tout est fermé. Vraiment. C’est un des premiers conseils que je donne dans mon article sur l’organisation du quotidien. Essayez ne serait-ce qu’une journée. La clarté mentale que vous gagnerez sera spectaculaire.
L’illusion de la to-do list interminable
J’adorais mes to-do lists. Les faire, surtout. Barrer les items accomplis avec un feutre fluo… quel bonheur ! Sauf que je noyais l’essentiel sous une pile de micro-tâches sans importance. Écrire « trier les trombones » à côté de « finaliser le projet trimestriel » n’a aucun sens. Pire : cela donne une fausse impression d’accomplissement.
Le piège, c’est de confondre être occupé et être productif. On s’attaque aux tâches faciles et rapides pour avoir la satisfaction de les cocher, et on repousse sans cesse celles qui sont complexes mais cruciales. C’est de la FiniLaProcrastination à l’envers.
La clé, c’est la priorisation radicale. Le soir, ou le matin, ne notez que les 1 à 3 tâches qui auront un impact réel sur votre journée ou votre projet. Pas plus. La règle des 1-3-5 peut être salvatrice : 1 grande tâche, 3 moyennes, 5 petites. Mais jamais l’inverse.
| Type de tâche | Impact | Temps estimé | Ordre de priorité |
|---|---|---|---|
| Rédiger le rapport stratégique | Élevé | 3h | 1 |
| Répondre aux mails non urgents | Faible | 45min | 4 |
| Préparer la réunion de demain | Moyen | 1h | 2 |
La recherche maladive de la perfection
« Ce n’est pas encore tout à fait ça. » « Je retravaille encore un peu la mise en page. » « Je veux que ce soit parfait. » Ces phrases, je les ai prononcées mille fois. La quête de la perfection est l’une des habitudes les plus sournoises pour tuer dans l’œuf toute productivité. C’est un énorme ProdBoost… négatif.
On passe un temps disproportionné sur des détails que personne ne remarquera jamais, au détriment de l’avancement global. Dans le monde professionnel, le « assez bien » livré à temps est presque toujours préférable au « parfait » qui arrive avec une semaine de retard. Le perfectionnisme est souvent de l’anxiété déguisée, une peur du jugement ou de l’échec.
Adoptez la règle du 80/20 : 80% du résultat est obtenu avec 20% de l’effort. Les 20% restants demandent 80% d’énergie. Posez-vous la question : ces 80% d’énergie supplémentaires sont-ils vraiment nécessaires ? La réponse est souvent non.
Les réunions qui auraient dû être des mails
Ah, les réunions… le grand classique. On se retrouve à six autour d’une table (ou d’un écran) pendant une heure pour, au final, prendre trois décisions qui auraient pu être actées en cinq minutes par message. Une étude récente estime que les cadres passent en moyenne 23 heures par semaine en réunions. Et que près de la moitié de ce temps est perdu.
Le scandale, c’est que non seulement ces réunions improductives grèvent votre emploi du temps, mais elles morcellent aussi votre concentration et vous empêchent d’enchaîner sur des travaux demandant du focus. Elles brisent votre ÉnergieFocus pour la journée.
Avant de convoquer une réunion, demandez-vous systématiquement :
- L’objectif est-il clair et ne peut-il être atteint autrement ?
- Tous les invités sont-ils indispensables ?
- La durée prévue est-elle justifiée ? (PS : elle peut presque toujours être réduite de moitié)
Instaurer des « journées sans réunion » est une pratique de plus en plus adoptée par les entreprises qui misent sur la productivité réelle, comme je l’évoquais dans cet article sur les méthodes des femmes CEO.
Questions fréquentes
Je suis vraiment obligé·e de désactiver toutes mes notifications ?
Oui, si vous voulez retrouver un niveau de concentration profond. Commencez par désactiver les notifications sociales et non urgentes. Vous verrez déjà une différence notable.
Comment lutter contre le perfectionnisme sans avoir l’impression de bâcler mon travail ?
Il s’agit de distinguer ce qui est crucial de ce qui est accessoire. Fixez-vous des critères de « fini » et des deadlines impartiales. Souvent, le regard d’un collègue peut vous aider à relativiser.
Je n’ai pas le pouvoir d’annuler les réunions inutiles dans mon entreprise. Que faire ?
Vous pouvez, en revanche, influencer leur format. Proposez un ordre du jour précis à l’avance, suggérez un timer visible pour chaque point, ou osez questionner la pertinence de votre présence si elle n’est pas évidente.
Le monotasking ne risque-t-il pas de me faire passer à côté d’urgences ?
C’est pour cela que les plages de consultation des messages existent. Une véritable urgence trouvera toujours un moyen de vous joindre (un coup de fil, par exemple). La plupart des « urgences » peuvent en réalité attendre une ou deux heures.
Comment éviter de retomber dans ces mauvaises habitudes ?
La prise de conscience est déjà un immense pas. Ensuite, c’est un travail quotidien. Notez vos moments de « dérapage » sans vous juger. C’est un processus. La productivité n’est pas une destination, mais une manière de voyager.